Adendo de Tratamento de Dados

2. Descrição do tratamento e instruções

O objeto é a prestação do workspace de suporte, do chat para site/SDK, do e-mail conectado, dos registros de clientes, das exportações, das análises e dos recursos do GiovBot ativados. O tratamento inclui coleta, armazenamento, recuperação, transmissão, análise, geração de respostas, ações configuradas e exclusão. Ele dura pela relação de serviço e pelo período necessário para devolver ou excluir os dados.

Os titulares dos dados incluem visitantes, clientes, contatos e Operadores. Os dados podem incluir identificadores, dados de contato, mensagens, anexos, contexto de página/dispositivo, localização derivada do IP, notas, atributos, eventos, conhecimento, prompts, argumentos de ferramentas e resultados. Dados sensíveis podem aparecer no conteúdo enviado; o Cliente deve estabelecer qualquer base legal e salvaguardas adicionais exigidas.

Os Termos, este adendo, a configuração do workspace, as integrações/ferramentas ativadas e outras instruções documentadas definem o tratamento autorizado. A Giov tratará os dados somente conforme essas instruções, inclusive quanto a transferências, salvo se a lei aplicável exigir de outro modo. Quando permitido, a Giov informará o Cliente sobre essa exigência antes do tratamento e o notificará se uma instrução parecer violar a lei de proteção de dados aplicável.

3. Responsabilidades do Cliente

O Cliente determina as suas finalidades e a base legal, fornece os avisos exigidos, obtém as permissões exigidas, verifica a sua autoridade sobre as caixas de e-mail e ferramentas conectadas e fornece instruções lícitas. Ele gerencia os Operadores, os destinatários e as ações de IA ativadas, minimiza os dados desnecessários e mantém a supervisão humana adequada.

4. Confidencialidade e segurança

A Giov restringirá o acesso às pessoas autorizadas que dele necessitem para prestar ou apoiar o serviço e assegurará que obrigações de confidencialidade a elas se apliquem. A Giov manterá medidas adequadas aos riscos do tratamento, incluindo controles de acesso, transmissão segura, proteção de credenciais, autenticação de dois fatores opcional para operadores, login único (SSO) OIDC e SAML 2.0 configurado pelo cliente e provisionamento de operadores por SCIM nos planos elegíveis, separação entre locatários, registro de auditoria estruturado e medidas de confidencialidade, integridade, disponibilidade e recuperação. As medidas serão reavaliadas conforme o serviço e os riscos mudarem.

5. Suboperadores e transferências

O Cliente autoriza, de forma geral, os suboperadores necessários ao serviço por ele configurado, incluindo os provedores de infraestrutura, de IA, de e-mail e de notificações identificados na Política de Privacidade. Os provedores de modelos indicados pelo Cliente e os destinatários de ferramentas externas recebem dados conforme a configuração do Cliente; o seu papel depende do arranjo com esse provedor.

A Giov manterá informações sobre os provedores disponíveis por meio de legal@giovchat.app, notificará os Clientes afetados antes de nomear novos suboperadores para os seus dados pessoais e concederá oportunidade razoável para objeção por motivos de proteção de dados. A Giov trabalhará com o Cliente para resolver as objeções razoáveis antes de o tratamento afetado prosseguir.

A Giov imporá obrigações adequadas de proteção de dados aos suboperadores e continuará responsável pelas obrigações de tratamento que delegar. Quando exigido, um mecanismo de transferência aplicável e as medidas adicionais necessárias devem abranger as transferências internacionais antes que ocorram. Este adendo, por si só, não formaliza as cláusulas contratuais padrão da UE nem o UK International Data Transfer Addendum (Adendo de Transferência Internacional de Dados do Reino Unido).

6. Direitos e incidentes

Considerada a natureza do tratamento, a Giov auxiliará o Cliente nas solicitações de direitos aplicáveis e encaminhará ao Cliente, quando apropriado, as solicitações relativas aos dados do Cliente. A Giov não determinará de forma independente essas respostas, salvo se legalmente exigido.

A Giov notificará o Cliente, sem demora injustificada, após tomar conhecimento de uma violação de dados pessoais que afete os seus dados, fornecerá as informações disponíveis sobre o incidente e a mitigação e as complementará à medida que houver novas informações. A Giov auxiliará nas obrigações aplicáveis de segurança, de notificação de violações, de avaliação de impacto e de consulta a autoridades reguladoras, considerando as informações de que a Giov dispuser.

7. Devolução e exclusão

Com o término, o Cliente poderá instruir a exclusão dos dados pessoais excluindo a conta da empresa no painel (Configurações, Empresa; a eliminação é agendada para começar após um período de cancelamento de 30 dias), enviar uma solicitação verificada por e-mail, sem fazer login, em account deletion request form, ou instruir a devolução ou a exclusão por meio de legal@giovchat.app. As solicitações públicas são analisadas quanto à autoridade e à cobrança antes de o cronograma de exclusão da empresa começar. A conclusão segue a limpeza do banco de dados, do índice de busca e dos arquivos armazenados; workspaces maiores ou interrupções do serviço podem levar mais tempo. A Giov verificará e executará a solicitação sem demora injustificada, sujeita à lei aplicável, e excluirá as cópias remanescentes, salvo se a lei exigir a retenção. Providencie a exportação antes da exclusão. O cancelamento da cobrança, por si só, não é uma instrução de exclusão.

Os dados de backup que não puderem ser apagados imediatamente devem ser protegidos, colocados fora de uso ordinário e removidos por meio do ciclo de vida de backup aplicável. Os dados retidos por força de lei devem ser protegidos e usados somente para essa finalidade. A Giov explicará as exceções e fornecerá, mediante solicitação, informações sobre a conclusão.

8. Informações e auditoria

A Giov fornecerá as informações necessárias para demonstrar a conformidade com este adendo e permitirá e contribuirá para auditorias e inspeções pelo Cliente ou por seu auditor nomeado. As partes coordenarão o escopo, o momento, a confidencialidade e a proteção das informações de outros clientes, sem impedir auditorias exigidas por lei ou por uma autoridade competente.

Envie instruções, solicitações de auditoria e dúvidas para legal@giovchat.app.