Accord de traitement des données

2. Description du traitement et instructions

L’objet du traitement est la fourniture de l’espace de travail d’assistance, du chat du site web et du SDK, de la messagerie connectée, des fiches clients, des exports, des analyses et des fonctionnalités GiovBot activées. Le traitement comprend la collecte, le stockage, la consultation, la transmission, l’analyse, la génération de réponses, les actions configurées et la suppression. Il dure le temps de la relation de service et la période nécessaire à la restitution ou à la suppression des données.

Les personnes concernées comprennent les visiteurs, les clients, les contacts et les Opérateurs. Les données peuvent comprendre des identifiants, des coordonnées, des messages, des pièces jointes, des informations de contexte relatives à la page ou à l’appareil, une localisation déduite de l’adresse IP, des notes, des attributs, des événements, des connaissances, des prompts, des arguments d’outils et des résultats. Des données sensibles peuvent figurer dans les contenus soumis ; le Client doit établir toute base juridique supplémentaire et toutes garanties supplémentaires requises.

Les Conditions, le présent accord, la configuration de l’espace de travail, les intégrations et outils activés ainsi que les autres instructions documentées définissent le traitement autorisé. Giov ne traitera les données que sur ces instructions, y compris pour les transferts, sauf si le droit applicable en dispose autrement. Lorsque la loi le permet, Giov informera le Client de cette exigence avant le traitement et le préviendra si une instruction lui paraît constituer une violation du droit applicable en matière de protection des données.

3. Responsabilités du Client

Le Client détermine ses finalités et sa base juridique, fournit les informations requises, obtient les autorisations requises, vérifie son pouvoir sur les boîtes de messagerie et outils connectés, et donne des instructions licites. Il gère les Opérateurs, les destinataires et les actions d’IA activées, limite les données à ce qui est nécessaire et maintient une supervision humaine appropriée.

4. Confidentialité et sécurité

Giov limitera l’accès aux personnes autorisées qui en ont besoin pour fournir ou assister le service et veillera à ce que des obligations de confidentialité leur soient applicables. Giov maintiendra des mesures adaptées aux risques que présente le traitement, notamment des contrôles d’accès, une transmission sécurisée, la protection des identifiants, une authentification à deux facteurs facultative pour les opérateurs, l’authentification unique (single sign-on) OIDC et SAML 2.0 configurée par le client et le provisionnement des opérateurs via SCIM sur les formules éligibles, la séparation des locataires, une journalisation d’audit structurée, ainsi que des mesures garantissant la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la reprise. Ces mesures seront réévaluées à mesure que le service et les risques évoluent.

5. Sous-traitants ultérieurs et transferts

Le Client autorise de manière générale les sous-traitants ultérieurs nécessaires au service qu’il a configuré, notamment les fournisseurs d’infrastructure, d’IA, de messagerie et de notifications identifiés dans la Politique de confidentialité. Les fournisseurs de modèles choisis par le Client et les destinataires d’outils externes reçoivent des données selon la configuration du Client ; leur rôle dépend de l’accord conclu avec ce fournisseur.

Giov tiendra à disposition les informations sur les fournisseurs via legal@giovchat.app, informera les Clients concernés avant de désigner de nouveaux sous-traitants ultérieurs pour leurs données personnelles, et leur laissera un délai raisonnable pour s’y opposer pour des motifs de protection des données. Giov travaillera avec le Client pour résoudre les objections raisonnables avant que le traitement concerné ne soit mis en œuvre.

Giov imposera aux sous-traitants ultérieurs des obligations appropriées en matière de protection des données et demeurera responsable des obligations de traitement qu’il délègue. Lorsque cela est requis, un mécanisme de transfert applicable et les mesures supplémentaires nécessaires doivent couvrir les transferts internationaux avant qu’ils n’aient lieu. Le présent accord ne constitue pas, en lui-même, la signature des clauses contractuelles types de l’UE ni de l’addendum britannique relatif aux transferts internationaux de données (UK International Data Transfer Addendum).

6. Droits et incidents

Compte tenu du traitement, Giov assistera le Client dans le traitement des demandes d’exercice de droits applicables et, le cas échéant, transmettra au Client les demandes relatives à ses données. Giov ne déterminera pas de manière autonome les réponses à ces demandes, sauf obligation légale.

Giov avisera le Client dans les meilleurs délais après avoir eu connaissance d’une violation de données personnelles affectant ses données, fournira les informations disponibles sur l’incident et sur les mesures d’atténuation, et les complétera à mesure que des informations seront disponibles. Giov assistera le Client dans le respect des obligations applicables en matière de sécurité, de notification des violations, d’analyse d’impact et de consultation de l’autorité de contrôle, compte tenu des informations dont Giov dispose.

7. Restitution et suppression

À la fin de la relation contractuelle, le Client peut demander la suppression des données personnelles en supprimant le compte de l’entreprise dans le tableau de bord (Paramètres, Entreprise ; l’effacement est programmé pour débuter après un délai de rétractation de 30 jours), en soumettant, sans se connecter, une demande vérifiée par e-mail à l’adresse account deletion request form, ou en demandant la restitution ou la suppression via legal@giovchat.app. Les demandes publiques sont examinées quant au pouvoir du demandeur et à la facturation avant que le calendrier de suppression de l’entreprise ne commence. L’achèvement intervient après le nettoyage de la base de données, de l’index de recherche et des fichiers stockés ; les espaces de travail plus volumineux ou les interruptions de service peuvent allonger ce délai. Giov vérifiera et exécutera la demande dans les meilleurs délais, sous réserve du droit applicable, et supprimera les copies restantes sauf si la loi impose leur conservation. Organisez l’export avant la suppression. La seule résiliation de la facturation ne constitue pas une instruction de suppression.

Les données de sauvegarde qui ne peuvent pas être effacées immédiatement doivent être protégées, soustraites à tout usage ordinaire et supprimées selon le cycle de vie applicable des sauvegardes. Les données conservées en vertu de la loi doivent être protégées et utilisées uniquement à cette fin. Giov expliquera les exceptions et fournira, sur demande, des informations sur l’achèvement de la suppression.

8. Information et audit

Giov fournira les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord et permettra la réalisation d’audits et d’inspections par le Client ou par un auditeur qu’il aura mandaté, et y contribuera. Les parties coordonneront le périmètre, le calendrier, la confidentialité et la protection des informations des autres clients, sans empêcher les audits exigés par la loi ou par une autorité compétente.

Envoyez les instructions, les demandes d’audit et les questions à legal@giovchat.app.