Adenda de encargo del tratamiento de datos

2. Descripción del tratamiento e instrucciones

El objeto es la prestación del espacio de trabajo de atención al cliente, el chat del sitio web y del SDK, el correo electrónico conectado, los registros de clientes, las exportaciones, la analítica y las funciones de GiovBot activadas. El tratamiento incluye la recogida, el almacenamiento, la consulta, la transmisión, el análisis, la generación de respuestas, las acciones configuradas y la supresión. Dura lo que dure la relación de servicio y el periodo necesario para devolver o suprimir los datos.

Los interesados incluyen visitantes, clientes, contactos y Operadores. Los datos pueden incluir identificadores, datos de contacto, mensajes, archivos adjuntos, contexto de la página o del dispositivo, ubicación derivada de la IP, notas, atributos, eventos, conocimiento, instrucciones (prompts), argumentos de herramientas y resultados. Pueden aparecer datos sensibles en el contenido enviado; el Cliente debe establecer cualquier base jurídica adicional y las garantías adicionales que se requieran.

Los Términos, esta adenda, la configuración del espacio de trabajo, las integraciones y herramientas activadas y las demás instrucciones documentadas definen el tratamiento autorizado. Giov tratará los datos únicamente conforme a esas instrucciones, incluso en lo relativo a las transferencias, salvo que la legislación aplicable exija otra cosa. Cuando esté permitido, Giov informará al Cliente de dicha exigencia antes del tratamiento y notificará al Cliente si una instrucción le parece infringir la legislación de protección de datos aplicable.

3. Responsabilidades del Cliente

El Cliente determina sus fines y su base jurídica, facilita los avisos exigidos, obtiene los permisos necesarios, verifica su autoridad sobre los buzones y herramientas conectados y proporciona instrucciones lícitas. Gestiona a los Operadores, los destinatarios y las acciones de IA activadas, minimiza los datos innecesarios y mantiene una supervisión humana adecuada.

4. Confidencialidad y seguridad

Giov restringirá el acceso a las personas autorizadas que lo necesiten para prestar o dar soporte al servicio y garantizará que les apliquen obligaciones de confidencialidad. Giov mantendrá medidas adecuadas a los riesgos del tratamiento, entre ellas controles de acceso, transmisión segura, protección de credenciales, autenticación de dos factores opcional para operadores, inicio de sesión único OIDC y SAML 2.0 configurado por el cliente y aprovisionamiento de operadores mediante SCIM en los planes que lo permitan, separación de inquilinos, registro de auditoría estructurado y medidas de confidencialidad, integridad, disponibilidad y recuperación. Las medidas se evaluarán a medida que cambien el servicio y los riesgos.

5. Subencargados y transferencias

El Cliente autoriza de forma general los subencargados necesarios para el servicio que haya configurado, incluidos los proveedores de infraestructura, IA, correo electrónico y notificaciones identificados en la Política de privacidad. Los proveedores de modelos elegidos por el Cliente y los destinatarios de herramientas externas reciben los datos según la configuración del Cliente; su función depende del acuerdo con ese proveedor.

Giov mantendrá la información sobre proveedores disponible a través de legal@giovchat.app, notificará a los Clientes afectados antes de designar nuevos subencargados para sus datos personales y les concederá una oportunidad razonable de oponerse por motivos de protección de datos. Giov colaborará con el Cliente para resolver las objeciones razonables antes de que continúe el tratamiento afectado.

Giov impondrá a los subencargados obligaciones de protección de datos adecuadas y seguirá siendo responsable de las obligaciones de tratamiento que delegue. Cuando sea necesario, un mecanismo de transferencia aplicable y las medidas adicionales necesarias deberán amparar las transferencias internacionales antes de que se produzcan. Esta adenda no formaliza por sí misma las cláusulas contractuales tipo de la UE ni la adenda de transferencia internacional de datos del Reino Unido (UK International Data Transfer Addendum).

6. Derechos e incidentes

Teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, Giov asistirá al Cliente en las solicitudes de ejercicio de derechos aplicables y remitirá al Cliente, cuando proceda, las solicitudes relativas a los datos del Cliente. Giov no determinará por su cuenta esas respuestas salvo que la ley lo exija.

Giov notificará al Cliente sin dilación indebida después de tener conocimiento de una violación de la seguridad de los datos personales que afecte a sus datos, facilitará la información disponible sobre el incidente y su mitigación, y la completará a medida que disponga de más información. Giov asistirá en las obligaciones aplicables en materia de seguridad, notificación de violaciones, evaluación de impacto y consulta a las autoridades de control, teniendo en cuenta la información de la que disponga Giov.

7. Devolución y supresión

Al finalizar la relación, el Cliente puede instruir la supresión de los datos personales eliminando la cuenta de la empresa en el panel de control (Ajustes, Empresa; la supresión está programada para comenzar tras un periodo de cancelación de 30 días), enviando sin iniciar sesión una solicitud verificada por correo electrónico en account deletion request form, o instruyendo la devolución o la supresión a través de legal@giovchat.app. Las solicitudes públicas se revisan en cuanto a la autoridad y la facturación antes de que comience el calendario de supresión de la empresa. La finalización sigue a la limpieza de la base de datos, del índice de búsqueda y de los archivos almacenados; los espacios de trabajo de mayor tamaño o las interrupciones del servicio pueden requerir más tiempo. Giov verificará y llevará a cabo la solicitud sin dilación indebida, con sujeción a la legislación aplicable, y suprimirá las copias restantes salvo que la ley exija su conservación. Organice la exportación antes de la supresión. La cancelación de la facturación por sí sola no es una instrucción de supresión.

Los datos de copias de seguridad que no puedan suprimirse de inmediato deben protegerse, quedar fuera del uso ordinario y eliminarse mediante el ciclo de vida aplicable de las copias de seguridad. Los datos conservados por exigencia legal deben protegerse y utilizarse únicamente para esa finalidad. Giov explicará las excepciones y facilitará, previa solicitud, información sobre la finalización.

8. Información y auditoría

Giov facilitará la información necesaria para demostrar el cumplimiento de esta adenda y permitirá y contribuirá a la realización de auditorías e inspecciones por parte del Cliente o de un auditor designado por este. Las partes coordinarán el alcance, el calendario, la confidencialidad y la protección de la información de otros clientes, sin impedir las auditorías exigidas por la ley o por una autoridad competente.

Envíe instrucciones, solicitudes de auditoría y preguntas a legal@giovchat.app.