Politique de confidentialité

II. Les personnes concernées par la présente politique et notre rôle

Giov traite les données de plusieurs catégories de personnes. Le rôle juridique est différent pour chacune.

• Opérateurs et administrateurs d’espace de travail : vous créez un compte chez nous. Nous sommes le responsable du traitement de ce compte, de l’identité de facturation et des données d’utilisation du produit.
• Personnes qui visitent notre site marketing ou nous écrivent par e-mail : nous sommes le responsable du traitement de cette demande et des données du site web.
• Vos clients et les visiteurs de votre site web ou de votre application (les « Utilisateurs finaux ») : lorsqu’ils discutent via un widget, un SDK ou un canal que vous connectez, vous êtes le responsable du traitement. Nous traitons ces données sur vos instructions en qualité de sous-traitant.
• Personnes dont les messages arrivent par la messagerie connectée, WhatsApp, Messenger, Instagram ou Telegram : vous êtes en principe le responsable du traitement ; le fournisseur connecté est un responsable du traitement ou un sous-traitant distinct, selon ses propres conditions. Nous traitons, en qualité de votre sous-traitant, les messages qui arrivent dans votre boîte de réception Giov.

III. Les surfaces du produit décrites par la présente notice

Selon votre formule et votre configuration, Giov peut traiter des données en lien avec :

• Les pages marketing, les tarifs, le paiement et la création de compte.
• Le tableau de bord opérateur : boîte de réception, attribution, notes, recherche, filtres, horaires d’ouverture, évaluations et sièges d’équipe.
• Le widget du site web ainsi que son apparence, ses domaines et ses champs de pré-chat (nom, e-mail, téléphone).
• Le SDK React Native / mobile dans les applications que vous publiez.
• Les boîtes de messagerie connectées sur Pro, Business et Advanced, et les intégrations WhatsApp, Messenger, Instagram et Telegram sur Business et Advanced.
• L’application mobile opérateur Giov, l’enregistrement des appareils et les notifications push, indépendamment du SDK que vous intégrez dans votre propre application.
• Les profils de visiteurs, le hub de contacts, les attributs personnalisés, la segmentation, le suivi des pages et les chronologies.
• L’historique des conversations, les pièces jointes, les exports et les journaux d’audit.
• Les analyses et diagnostics de l’espace de travail.
• GiovBot : connaissances, procédures, garde-fous, tests, appels à des modèles hébergés et appels avec votre propre clé (bring-your-own-key).
• La facturation, les essais, les droits liés à la formule et les crédits d’IA hébergée.

IV. Catégories de données personnelles

V. Finalités et bases juridiques (RGPD britannique / de l’UE)

Lorsque le RGPD s’applique, nous nous appuyons sur les bases ci-dessous. Des notions similaires existent dans d’autres régimes (contrat, intérêts légitimes, consentement, obligation légale).

• Article 6, paragraphe 1, point b) — contrat : création d’un compte, fourniture des Services, application des limites de formule et des crédits, envoi des e-mails de vérification et de sécurité.
• Article 6, paragraphe 1, point c) — obligation légale : fiscalité, comptabilité et réponse aux demandes légales.
• Article 6, paragraphe 1, point f) — intérêts légitimes : sécurisation du service, prévention des abus, compréhension limitée de l’utilisation du produit, amélioration de la fiabilité et réponse aux demandes. Vous pouvez vous y opposer ; voir la rubrique Droits.
• Article 6, paragraphe 1, point a) — consentement : cookies facultatifs de statistiques ou de marketing via Cloudflare Zaraz, et e-mails marketing facultatifs. Vous pouvez retirer votre consentement sans incidence sur le service principal.
• Pour les données des Utilisateurs finaux dans votre widget ou vos canaux, c’est vous qui déterminez la base juridique (en général votre contrat avec cette personne, les intérêts légitimes liés à la fourniture d’une assistance, ou le consentement pour les cookies et les messages marketing).

VI. Paiements

Les formules payantes sont vendues lors du paiement par notre revendeur en ligne, Paddle.com, qui agit en qualité de Merchant of Record (commerçant officiel) pour l’achat. Les données de carte sont collectées par Paddle, et non par Giov.

Nous recevons l’adresse e-mail utilisée lors du paiement, le statut de l’abonnement et les identifiants nécessaires pour activer les fonctionnalités payantes dans votre espace de travail. Le traitement des données des acheteurs par Paddle est décrit dans sa notice de confidentialité à l’adresse https://www.paddle.com/legal/privacy.

VII. Destinataires

Nous ne partageons des données avec des prestataires que dans la mesure nécessaire au fonctionnement de Giov. Destinataires habituels :

• Cloudflare, par l’intermédiaire duquel nous exploitons la plateforme Giov, notamment le DNS, la diffusion de contenu, Workers, le stockage et la gestion du consentement et des balises Zaraz. Le traitement utilise le réseau mondial de Cloudflare ; le traitement relatif au compte et au plan de contrôle a généralement lieu aux États-Unis et dans l’Espace économique européen.
• Resend, pour les e-mails de vérification, de compte, de facturation, de synthèse et de notification de conversations hors ligne, y compris les adresses des destinataires et le contenu des messages. Le traitement a généralement lieu aux États-Unis.
• Expo, pour la distribution des notifications push de l’application mobile opérateur, y compris les jetons push des appareils et le contenu des notifications. La distribution utilise également le service de notification de la plateforme de l’appareil. Le traitement a généralement lieu aux États-Unis.
• Paddle.com, pour le paiement des formules payantes, les factures et l’état des abonnements. Le traitement a généralement lieu au Royaume-Uni, dans l’Espace économique européen et aux États-Unis.
• Cloudflare Workers AI pour l’inférence et les plongements (embeddings) hébergés, et Cloudflare AI Gateway lorsqu’il est utilisé pour acheminer les requêtes vers les modèles. Avec votre propre clé, le fournisseur configuré reçoit également le prompt et le contexte pertinents. La disponibilité des modèles et les lieux de traitement de ce fournisseur dépendent de votre configuration.
• Votre fournisseur de messagerie connecté et l’infrastructure qui exécute le transport de messagerie de Giov, pour l’accès aux boîtes de messagerie, la synchronisation et les réponses sortantes. Les lieux de traitement dépendent de ce fournisseur et de la région dans laquelle le transport s’exécute.
• Sur Business et Advanced, le fournisseur d’identité OIDC ou SAML 2.0 que vous configurez, tel que Microsoft Entra ID, Google Workspace, Okta, Auth0 ou OneLogin, reçoit la demande de connexion et renvoie les attestations d’identité (claims) nécessaires pour faire correspondre un opérateur existant. Si vous configurez SCIM, le fournisseur envoie à Giov les modifications de profil et d’activation des opérateurs afin que l’espace de travail puisse provisionner ou désactiver l’accès. Les conditions et les lieux de traitement de ce fournisseur s’appliquent.
• Les destinataires situés derrière les outils externes que vous configurez pour GiovBot, afin d’exécuter les actions activées à l’aide des arguments envoyés à ces outils. Les lieux de traitement dépendent de ces outils.
• Les conseillers professionnels (juridiques, comptables), soumis à une obligation de confidentialité.
• Les autorités lorsque la loi l’exige, ou les parties à un transfert d’activité réel offrant des protections équivalentes.

VIII. Transferts internationaux

Nous exploitons la plateforme Giov via Cloudflare, et Giov peut être consulté depuis plus d’un pays. Les prestataires peuvent traiter des données au Royaume-Uni, dans l’Espace économique européen, aux États-Unis ou dans d’autres régions. Nous vendons à des clients dans le monde entier ; vos Opérateurs et vos Utilisateurs finaux peuvent donc se trouver partout où vous le permettez.

Lorsque le droit applicable exige une garantie pour un transfert international, un mécanisme de transfert approprié doit couvrir ce transfert. Selon la loi et la destination, il peut s’agir d’une décision d’adéquation, de garanties contractuelles et de mesures supplémentaires. La présente notice ne constitue pas, en elle-même, la signature des clauses contractuelles types de l’UE ni de l’addendum britannique relatif aux transferts internationaux de données (UK International Data Transfer Addendum), et la mention d’un mécanisme dans la présente notice ne signifie pas qu’il couvre tous les prestataires ou toutes les destinations. Contactez legal@giovchat.app pour obtenir les lieux de traitement, les garanties applicables et les informations sur les fournisseurs relatifs à votre espace de travail, y compris les transferts couverts par le droit nigérian, kényan ou sud-africain.

IX. Conservation

• Les enregistrements du compte et de l’espace de travail sont conservés afin de fournir l’espace de travail, d’en assurer la sécurité et de respecter les obligations de conservation de documents applicables. La résiliation d’une formule payante ou la suppression d’un Opérateur ne supprime pas, en elle-même, l’espace de travail.
• Durées de conservation des conversations, une fois la suppression fondée sur l’ancienneté activée : Starter, 90 jours après la dernière activité ; Pro, 12 mois calendaires UTC après la dernière activité ; Business et Advanced, aucune limite d’ancienneté liée à la formule. La suppression fondée sur l’ancienneté ne débute qu’à une date de démarrage publiée, après information des clients. Jusqu’à cette date, les conversations ne sont pas supprimées automatiquement en raison de leur ancienneté. Les fils marqués pour effacement sont retirés de la boîte de réception, de la recherche et de l’export pendant que la suppression s’achève. Les contacts, les sources de connaissances, les index vectoriels, les caches et les sauvegardes ne sont pas supprimés par cette tâche relative aux conversations.
• Une limite d’affichage de l’historique n’équivaut pas à une suppression. Les enregistrements peuvent subsister dans le stockage, les journaux ou les sauvegardes après avoir cessé d’apparaître dans le produit, jusqu’à la fin du cycle de suppression ou de sauvegarde applicable.
• Identifiants de facturation et factures : pour la durée requise par les délais fiscaux et de contestation (souvent jusqu’à six ans au Royaume-Uni).
• Correspondance d’assistance et correspondance juridique : le temps nécessaire pour régler l’affaire et conserver une trace limitée.
• Enregistrements de consentement Zaraz : selon la durée de vie du cookie de consentement de Cloudflare, afin que nous puissions démontrer qu’un choix a été enregistré.
• Suppression d’un compte d’entreprise : le propriétaire de l’espace de travail peut supprimer l’ensemble du compte d’entreprise dans le tableau de bord, sous Paramètres, Entreprise, Supprimer le compte de l’entreprise, après avoir confirmé son mot de passe et le nom de l’entreprise. Un abonnement payant actif doit d’abord être résilié. La suppression est programmée 30 jours après la confirmation. Des blocages liés à la facturation ou à la conservation peuvent suspendre l’effacement. L’espace de travail continue de fonctionner pendant le délai de rétractation et le propriétaire peut annuler avant le début de l’effacement, y compris pendant que la suppression est suspendue. Nous envoyons un e-mail au propriétaire lorsque la suppression est programmée, annulée et achevée.
• Ce qu’efface la suppression d’un compte d’entreprise : à l’issue du délai de rétractation de 30 jours, nous commençons à effacer les conversations et messages de l’espace de travail, les pièces jointes et autres fichiers stockés, les fiches clients et contacts, les sources de connaissances et leurs entrées d’index de recherche, les exports, les connexions de canaux, les membres de l’équipe, les paramètres, l’historique d’audit et l’enregistrement de l’espace de travail lui-même. L’achèvement intervient après le nettoyage de la base de données, de l’index de recherche et des fichiers stockés. Les espaces de travail plus volumineux ou les interruptions de service peuvent allonger ce délai, et les nettoyages en échec sont relancés. Les comptes de connexion qui n’appartiennent à aucun autre espace de travail sont supprimés avec lui, y compris leur mot de passe et leurs paramètres d’authentification à deux facteurs. Les données effacées ne peuvent pas être récupérées.
• Suppression du compte personnel d’un Opérateur : tout Opérateur autre que le propriétaire de l’espace de travail peut demander la suppression de son compte sous Paramètres, Profil, Supprimer mon compte, et peut retirer sa demande tant qu’elle est en attente. Un administrateur de l’espace de travail voit la demande dans le tableau de bord et l’approuve ou la refuse. En cas d’approbation, l’Opérateur est retiré de cet espace de travail et perd immédiatement son accès ; sa connexion, son mot de passe et ses paramètres d’authentification à deux facteurs sont supprimés, sauf si un autre espace de travail utilise encore la même connexion. Les conversations, notes et autres travaux qu’il a traités restent dans l’espace de travail au titre de son historique d’assistance, car cet historique appartient au Client.
• Ce qui subsiste après la suppression : une trace minimale indiquant qu’une suppression de compte d’entreprise a été demandée et achevée (identifiant de l’espace de travail et dates, sans noms ni adresses e-mail) ; les identifiants de facturation et les factures conservés par nous ou par notre prestataire de paiement pour les durées décrites ci-dessus ; les copies figurant dans des sauvegardes chiffrées, qui sont protégées de tout usage ordinaire et supprimées selon le cycle de vie des sauvegardes ; les caches de courte durée et l’état opérationnel, qui expirent d’eux-mêmes ; et les messages déjà remis à des canaux tiers tels que la messagerie électronique ou les applications de messagerie, que ces fournisseurs contrôlent.
• Vous pouvez demander la suppression sans vous connecter à l’adresse account deletion request form. Indiquez votre e-mail, le nom de votre entreprise ou société et la portée de votre demande, puis confirmez l’e-mail de vérification dans les 24 heures. La vérification soumet une demande à examen ; elle ne supprime pas immédiatement les données. Les demandes d’entreprise exigent la vérification du propriétaire de l’espace de travail et entrent dans le même calendrier de 30 jours après vérification par notre équipe du pouvoir du demandeur et de la facturation. Les demandes de membres sont transmises aux administrateurs de l’entreprise. Les demandes de clients et de canaux connectés peuvent nécessiter des vérifications d’identité supplémentaires et des instructions de l’entreprise qui contrôle les enregistrements. Un lien de récépissé privé indique l’avancement et permet le retrait de la demande avant l’approbation ou l’effacement, selon le cas.
• Les enregistrements des demandes publiques comprennent l’e-mail soumis, l’entreprise, le type de demande, les précisions facultatives, les horodatages de vérification et d’examen, et les liens vers tout processus de suppression en résultant. Les demandes non vérifiées expirent après 24 heures. Après traitement, nous supprimons les coordonnées soumises et les notes en texte libre. Des métadonnées minimales de récépissé et de décision sont conservées pour démontrer la manière dont la demande a été traitée et répondre aux obligations légales ou aux litiges. L’accès privé au récépissé expire après 180 jours ; cette expiration n’efface pas, en elle-même, l’enregistrement minimal de la demande. Nous appliquons des limites de débit afin de prévenir tout abus du service d’e-mail de vérification.
• Vous pouvez également demander l’export, la fermeture de l’espace de travail ou la suppression à l’adresse legal@giovchat.app, par exemple si vous ne pouvez pas accéder à votre messagerie, si l’administrateur de votre espace de travail n’a pas répondu à une demande de suppression, ou si vous êtes Utilisateur final de l’un de nos Clients. Nous vérifions votre identité et votre pouvoir, identifions les données et systèmes concernés, et expliquons le délai applicable ainsi que toute exception légale. L’Accord de traitement des données disponible à l’adresse https://giovchat.app/dpa couvre le Contenu du Client que nous traitons pour votre compte.

X. Sécurité

Nous utilisons TLS en transit, des mots de passe hachés, une authentification à deux facteurs par e-mail facultative et une authentification multifacteur (MFA) par application d’authentification sur chaque formule, l’authentification unique (single sign-on) OIDC et SAML 2.0 et le provisionnement des opérateurs via SCIM sur Business et Advanced, des contrôles d’accès sur les systèmes de production, des journaux d’audit structurés et des identifiants d’API à portée limitée. Les codes envoyés par e-mail, les codes de récupération et les jetons de provisionnement SCIM sont stockés sous forme de hachages. Les secrets d’authentificateur et les secrets client OIDC sont stockés chiffrés. Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est parfaitement sûre. Vous devez conserver sous votre contrôle les comptes opérateurs, les domaines du widget, les jetons de canaux, les identifiants SSO, les jetons SCIM et les clés d’IA.

XI. GiovBot et traitement automatisé

GiovBot utilise l’apprentissage automatique pour générer et envoyer des réponses à partir de vos connaissances et du contexte de conversation. Selon la configuration, il peut recueillir les coordonnées des visiteurs, mettre à jour des variables, transférer ou clore une conversation, et appeler des outils externes qui exécutent des actions dans des systèmes connectés. Les arguments et résultats des outils peuvent contenir des données personnelles. Vous contrôlez les outils et autorisations activés et devez examiner leur finalité, leurs destinataires et leurs effets. GiovBot n’est pas destiné à des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou affectant la personne de manière significative de façon similaire, telles que des décisions de crédit ou d’emploi. Vous demeurez responsable d’une supervision humaine appropriée et d’informer les Utilisateurs finaux qu’ils peuvent interagir avec une IA.

Si vous estimez qu’un résultat automatisé vous concernant en tant qu’Opérateur (par exemple des indicateurs de droits ou d’abus) est erroné, écrivez à legal@giovchat.app et nous l’examinerons avec une intervention humaine.

XII. Vos droits et réclamations

Selon votre lieu de résidence, vous pouvez avoir le droit d’accéder à vos données personnelles, de les rectifier, de les supprimer ou de les exporter ; de limiter certains traitements ou de vous y opposer ; de retirer votre consentement ; et d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle (au Royaume-Uni, l’ICO ; dans l’UE, votre autorité locale de protection des données).

Écrivez à legal@giovchat.app. Nous pouvons avoir besoin de vérifier votre identité et votre pouvoir pour présenter la demande. Nous répondons dans les meilleurs délais et dans le délai exigé par la loi applicable à votre demande. Lorsque le RGPD britannique s’applique, ce délai est normalement d’un mois calendaire, sous réserve de ses règles de vérification d’identité et des prorogations autorisées. Si une prorogation est autorisée et nécessaire, nous l’expliquons dans le délai de réponse initial. Lorsque nous ne pouvons pas donner suite à une demande, nous en expliquons la raison et indiquons les droits de réclamation applicables. Le calendrier de fermeture de l’entreprise de 30 jours ne remplace pas vos droits applicables en matière de données personnelles ni leurs délais de réponse. Les administrateurs de l’espace de travail contrôlent les sièges d’opérateurs et les données des Utilisateurs finaux dans le tableau de bord. Les Utilisateurs finaux peuvent contacter l’entreprise dont ils ont utilisé le widget ; nous aiderons cette entreprise à traiter toute demande valable.

Pour les enregistrements de paiement détenus par le revendeur, vous pouvez également utiliser les coordonnées figurant sur votre reçu ou https://paddle.net.

XIII. Californie (CCPA / CPRA)

Si vous êtes résident de Californie, la présente section s’applique aux informations personnelles que nous collectons en tant qu’entreprise (business). Au cours des douze derniers mois, nous avons collecté les catégories décrites ci-dessus (identifiants, informations commerciales, activité sur Internet, géolocalisation déduite de l’adresse IP et contenu client que vous soumettez). Nous les utilisons pour les finalités commerciales énoncées dans la présente politique.

Nous ne vendons pas vos informations personnelles contre de l’argent. Nous ne les partageons pas à des fins de publicité comportementale inter-contextes comme pratique centrale de Giov. Si cela change, nous proposerons un contrôle « Do Not Sell or Share » (ne pas vendre ni partager). Nous n’utilisons ni ne divulguons d’informations personnelles sensibles pour en déduire des caractéristiques, et nous vous demandons de ne pas nous envoyer de données sensibles dont nous n’avons pas besoin.

Vous pouvez demander à savoir, à accéder à, à rectifier ou à supprimer des informations personnelles, ainsi qu’à ne pas faire l’objet de discrimination pour avoir exercé vos droits au titre du CCPA. Envoyez vos demandes à legal@giovchat.app avec l’objet « CCPA Request ». Nous vous vérifierons (par exemple en faisant correspondre l’e-mail du compte). Un mandataire autorisé peut présenter une demande en justifiant de son pouvoir.

Nous ne répondons pas actuellement aux signaux « Do Not Track » (ne pas me suivre) des navigateurs, faute de norme sectorielle cohérente ; les paramètres des cookies (Cookie settings) / le consentement Zaraz constituent le contrôle des cookies facultatifs sur notre site.

XIV. Autres États américains, Brésil, Canada, Australie

Nevada : nous ne vendons pas de « covered information » (informations couvertes) au sens du droit du Nevada. Écrivez à legal@giovchat.app si vous souhaitez être informé en cas de changement de cette pratique.

D’autres lois américaines des États sur la protection de la vie privée (par exemple la Virginie, le Colorado, le Connecticut, le Texas) peuvent vous donner le droit d’accéder à vos données, de les supprimer, de refuser la publicité ciblée ou le profilage, et de faire appel d’un refus. Utilisez la même adresse e-mail. Si votre État exige une procédure d’appel, nous décrirons l’étape suivante dans notre réponse.

Brésil (LGPD) : vous pouvez demander la confirmation du traitement, l’accès, la rectification, l’anonymisation, la portabilité, des informations sur le partage et la révocation du consentement, et introduire une réclamation auprès de l’ANPD.

Canada (PIPEDA) et Australie (Privacy Act / APPs) : vous pouvez demander l’accès et la rectification, et introduire une réclamation auprès de l’OPC ou de l’OAIC si nous ne parvenons pas à régler la question. Nous traitons les données des Opérateurs pour exécuter le contrat et pour exploiter un service SaaS mondial sécurisé.

XV. Enfants

Giov est conçu pour un usage professionnel. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles auprès d’enfants de moins de 16 ans (ou de moins de 13 ans lorsque la loi américaine COPPA est le critère pertinent). Si vous pensez que nous l’avons fait, contactez legal@giovchat.app et nous les supprimerons. Vous ne devez pas cibler le widget à destination d’enfants ni utiliser Giov pour collecter des données d’enfants, sauf si vous disposez d’une base juridique et, lorsque cela est requis, du consentement parental.

XVI. Cookies

Les cookies et le stockage similaire sur le site propre de Giov sont décrits à l’adresse https://giovchat.app/cookies. Lorsque des outils facultatifs sont activés via Cloudflare Zaraz, le panneau de consentement présente les choix disponibles. Le stockage que le widget ou le SDK place sur vos propriétés relève de votre responsabilité. Le stockage mobile de l’opérateur et les préférences de notification sont distincts des choix relatifs aux cookies du navigateur.

XVII. Modifications

Nous pouvons mettre à jour la présente politique à mesure que Giov évolue. Nous réviserons la date indiquée ci-dessus et, pour les modifications importantes, nous en informerons les propriétaires de compte par e-mail ou dans le tableau de bord.